Generalforsamling 2015

Generalforsamling i TRC – Taastrup Rollespilsklub
Søndag 1. februar 2015 kl. 11.00

1. Valg af dirigent og referent samt gennemgang og godkendelse af dagsordenen. Dirigenten bliver bekendt med de fuldmagter der vil komme i brug under generalforsamlingen.
Lars Hess valgt som referent.
Bestyrelsen indstiller André som referent.
15 personer mødt I kødet. 5 personer repræsenteret ved fuldmagt.
Mads H og Jeppe er stemmetællere.

2. Godkendelse af indkaldelse
Godkendt

3. Formandens beretning

4. Orientering om børneattester
Reglerne som foreningen skal overholde er:
1. Der skal indhentes børneattester på medlemmer over 17 år, som har mulighed for at danne et tillidsbånd til medlemmer under 15 år.
2. Det er bestyrelsens opgave at definere hvornår en sådan mulighed eksisterer.
3. Når bestyrelsen vurderer hvem der skal indhentes børneattester på, så skal de både tage hensyn til at børnene skal beskyttes, samt medlemmernes privatliv. (Der skal altså laves en vurdering af, om det nu også er nødvendigt at indhente børneattester på alle de vi indhenter på.)
4. Der skal ikke indhentes børneattester på folk der allerede har været indhentet børneattester på.
5. Der skal først indhentes børneattester når der er medlemmer under 15 år.
6. Den data-ansvarlige skal overholde reglerne for håndtering af børneattester.
7. Bestyrelsen udpeger en data-ansvarlig.
Formanden foreslår følgende inddeling af medlemmerne i foreningen, som kan bruges som udgangspunkt til at bestemme hvem der skal indhentes børneattester på.
1. Bestyrelsen
2. Nøglebærere
3. Gamemasters og turneringsansvarlige
4. Alle medlemmer
Disse kategorier skal betragtes som den mindst mulige mængde af personer hvorpå bestyrelsen ønsker at indhente børneattester, såfremt det bliver nødvendigt at indhente dem. Det er bestyrelsen pligt at vurdere om der er personer som ikke passer i en kategori, men som det alligevel er relevant at indhente børneattest på.
Der har i 2014 ikke været et behov for at indhente børneattester.

Formanden orienterer om reglerne for børneattester, og forklarer baggrunden for at det bliver bragt op på generalforsamlingen. Bestyrelsen ønsker at medlemmerne udtrykker deres holdning til hvilke grupperinger der skal indhentes børneattester på.
18 stemmer mener at bestyrelsens forslag om at indhente børneattester på bestyrelsen og nøglebærerne er passende.

5. Fremlæggelse af regnskab og budget til godkendelse
Foreløbigt regnskab 2014:
Filnavn: 2014BogfringTRC.pdf

Kasseren beretter at indkøb af rollespil har oversteget budgettet meget, og det skal vi være påpasselige med i fremtiden. Regnskabet er enstemmigt godkendt

Budget 2015:
Filnavn: Budget2015-v1.pdf

Det fremhæves at det egentlige budgeterede resultat er på ca -7000 kr, idet der under posten Lokaler er indregnet 28000 kr I tilskud fra kommunen.
Godkendt med 18 stemmer for, 1 imod, 1 blank.

6. Godkendelse af ændringer i ordensreglerne
Se seperat indlæg: Ordensregler.

Væsentlige ændringer inkluderer at toilettet ikke længere skal låses og lån af bøger og brætspil skal noteres på forum, ikke på papirseddel.
Godkendt 18 for, 2 blank.

7. Indkomne forslag
7a. (André) Ændring af vedtægter: Kandidater til bestyrelsen skal offentliggøres 4 dage før generalforsamlingen.

Efter debat bliver afstemning om følgende:
1. Vedtægtsændring, 10 for. Forslaget forkastes.
2. Opfordring skrives som note til vedtægterne, 14 for, 4 imod, 2 blank. Forslget vedtages.

7b. (René) Tidspunktet for den ordinære generalforsamling bør være kl 12, idet der på tidligere generalforsamlinger har været utilfredshed med både kl 10 (for tidligt) og kl 14 (for sent).

Efter debat bliver der afstemning om følgende:
1. Vedtægtsændring; Generalforsamlingen skal ligge kl 12. 5 for, forslaget forkastes.
2. Vedtægtsændring; Generalforsamlingen skal ligge kl 11. 12 for, forslaget forkastes.
3. Opfordring; Generalforsamlingen bør ligge kl 12. 7 for, 10 imod, forslaget forkastes.
4. Opfordring; Generalforsamlingen bør ligge kl 11. 14 for, 2 imod, 4 blanke. Forslaget vedtaget.

7c. (Pelle) Ændring af skabsreglement: Det skal være tilladt at sætte billeder/klistermærker/plakater på lågen til ens skab.

0 for, 19 imod, 1 blank. Forslaget falder.
Bestyrelsen opfordres til at sætte nye labels på skabene der angiver navn og nummer.

7d. (Mads H) Ændring af vedtægter: Man skal være fyldt 15 år for at opnå medlemsskab.

Forslaget trækkes.

8. Valg af kasserer (ulige år)
Vince genopstiller. René stiller op.

14 stemmer på Vince, 5 stemmer på René, 1 blank.

9. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter
Michael Larsen genopstiller. René stiller op. Christian stiller op. Henrik Andersen stiller op.

Christian 16
René 15
Michael 12
Henrik 12
Blank 5
Der stemmes igen mellem Michael og Henrik.
Henrik 10
Michael 8
Blank 1
Ugyldig 1
Christian, René og Henrik vælges til bestyrelsen.

Mike, Peter W og Marc stiller op som suppleanter.

Marc 15
Mike 12
Peter W 9
Blanke 4

Marc og Mike

10. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant
Lars Hess stiller op som revisor, og bliver enstemmigt valgt.
Peter P stiller op som revisor suppleant, og bliver enstemmigt valgt.

11. Pokaloverrækkelse
Bloodbowl 2014: Peter P
Fantasy Battle 2014: Pelle
40k-turnering 2014: Mass Max

12. Eventuelt
12a. (Orientering, Michael/Christian) TRC-Con 2015
Afholdes på Parkskolen d. 8-9 maj 2015. Der bliver 40k turnering (10 dletagere), infinity turnering (8 deltagere), Pathfinder Society og brætspilshygge. Hjemmeside er på vej. Deltagelse koster 50 kr, og dækker frkost og aftensmad lørdag. Sidste tilmeldingsfrist er 17. April.
Arrangementet gennemføres uanset antal deltagere. TRCs medlemmer opfordres til at deltage I alle aktiviteterne på connen.

12b. (Orientering, André) Hyttetur 2015
Reno er hovedansvarlig, og der meldes snart ud med mere information ved ophæng I klubben og på forum. Peter W star for AMA.
AMA: “Alternativ take på vores virkelighed. Romerne gav ikke kelterne tæv, og det keltiske emperie har vokset sig stort. I en lille ørkenstat finder sultanen store fremkomster af Zonomonium, der har stort potentiale. Verdens supermagter ønsker adgang til dette spændende materiale.” Tænk steampunk og 1. Verdenskrig.

12c. (Orientering, André) Lokaler, afsluttede, igangværende og fremtidige projekter
Vi afventer endelig godkendelse fra myndighederne. Når godkendelsen kommer, så laves der en tidsplan for arbejdet. Det kommer til at rode I klubben, og alle skabe skal igen tømmes, da de skal flyttes ned fra væggen. Mere info følger, når vi ved mere.

12d. (Orientering, André) Aktiv Sommer 2015
Vi prøver et nyt format for Aktiv Sommer, hvor man melder sig til at lave en aktivitet en enkelt dag, og altså ikke melder sig til at deltage en hel uge. Fristen for tilmelding hos kommunen er ultimo februar, så tag fat I André.
André opfordres til at høre Mass om han vil være med til Aktiv Sommer.

12e. (Debat, René) Rengøring
Hvem skal stå for det? Hvad ligger der i opgaven (dette har det været uenighed omkring, derfor bør det blive konkretiseret – Taler ikke om det store regelsæt bare hvad opgaven konkret består i).

Der er afsat penge til en robotstøvsuger. Formanden syntes at en månedlig gulvvask, afvaskning af borde og afvaskning af vindueskarme vil være dejlig. Der er forslag om at gamemasters/turneringsansvarlige tager større ansvar for rengøring, og tilbyder at bruge ekstra tid I forbindelse med en session et par gange om året.
Det er generelt en holdning mod at betale sig fra at få løst opgaven.
Ultimativt falder det tilbage på bestyrelsen at sørge for rengøring I klubben.
René melder sig til at være rengøringsansvarlig.

12f. (Debat, René) Kommunikation
Når personer bliver søgt til forskellige opgaver, er referater et godt medie at bruge? Hvad man ellers kan gøre? – Dette er mest af alt for at finde frem til den bedste måde at nå medlemmerne uden at ‘spamme’.

Vi er en broget flok der har mange forskellige vaner og præferencer for hvordan vi modtager information fra klubben. Kommunikationen bør foregå på alle de platforme vi har til rådighed og bestyrelsen bør have en kommunikationsansvarlig, som sørger for at strømline kommunikationen.

12g. Martin: Ønske om skohylde.
12h. Vince: Arbejder på at få Fantasy Flight Championship til Tåstrup d. 14-16 august 2015. Det er mesterskaberne i Netrunner og X-Wing.

Generalforsamling 2015

[TRC] - Forgotten Lore and Laws doktor_fritz